Controlling-System 3G1 · Meilensteinplan

Datenarchitektur

Jede Quelle behält ihre Rolle. Das System liest automatisch, rechnet nach dokumentierter Logik und zeigt Ergebnisse tagesaktuell an.

Quellen

untermStrich Angebunden ✓

Stunden, Urlaube, Projekte, Honorare, Projektkosten – live per REST-API

Angebots- & Rechnungsordner M2/M3

Geplante Honorare inkl. Nachträge, gestellte Rechnungen, Fertigstellungsgrade

BWA & Kontoauszüge M3

Ist-Abgleich, Standortsicht Berlin/München, Liquidität, Ausschüttungen

Manuelle Eingaben Bewusst minimal

Nur: Kapazitäten, Ausgabenprognose, Nachbesserungen an geplanten Honoraren

→

System

KPI-Engine

Deckungsbeitrag nach GP-Logik
Fertigstellungsgrad & Forecast
Ampel-Bewertung
Kapazitäts- & Auslastungsrechnung
Datenhygiene automatisch (Testprojekte raus, Dubletten-Check)

→

Ausgabe

Dashboard

Einzelprojekt mit Ampeln
Portfolio-Gesamtsicht
Kapazität & Forecast
Unternehmen & Liquidität
Tagesaktuell, selbstlaufend

Die Rechenlogik bleibt: Was im Workshop am 30.06. definiert und am Projekt AJS durchgerechnet wurde, übernehme ich unverändert. Neu ist nur der Weg, auf dem die Daten ins System kommen.

Drei Meilensteine – stufenweise Beauftragung

Jeder Meilenstein wird einzeln beauftragt, hat einen Festpreis und liefert etwas, das Ihr ab dem ersten Tag nutzen könnt. Alles aus Eurer Mail vom 16.08. ist eingeplant, nur eben in Etappen – damit die schwerer kalkulierbaren Teile die einfachen nicht aufhalten.

MEILENSTEIN 1Start nach Beauftragung

Fundament: Einzelprojekt & Portfolio

Ziel: Ende September 2026 · Datenbasis: untermStrich-API (steht bereits)

Einzelprojekt

DA-03Anbindung untermStrich per REST-API – eingerichtet & erfolgreich getestet
EP-01Deckungsbeitrag je Projekt nach GP-Logik – Eigenleistung statt Bruttohonorar; Rechenweg vollständig geklärt, einziger fehlender Term: geplante Fremdkosten (einmalige Erfassung je Projekt)
EP-02DB-Quote in Prozent
EP-03Fremdleistungen geplant & gestellt, je Fachplaner einzeln
EP-09GP-Projekte gesondert geführt – durchlaufende Beträge verzerren keine Kennzahl
EP-07Stundenprojekte mit Budget-Logik statt Soll-Honorar
EP-08Monatstrend je Projekt als Frühwarnsignal – Snapshot läuft seit 24.08. (Euer OK), die Historie wächst bereits wöchentlich
EP-10Verfügbarer Arbeitsvorrat je Projekt
EP-06Leistungsphasen-Ansicht (LP 1–9) je Projekt – direkt aus untermStrich, ohne Angebotsdokumente; aus Meilenstein 2 vorgezogen
DA-10Drei Pflegefelder je Projekt beim Auftragsstart – Plan-Fremdkosten, Abrechnungsart (HOAI/Stunden/GP), Ziel-DB-Quote. Mehr manuelle Pflege braucht Meilenstein 1 nicht.

Ampeln · zwei Sichten (Stunden & Ergebnis)

EP-04/05 0–5 % 5–10 % > 10 % Abweichung

Portfolio

PF-01Projektliste aller aktiven Projekte: Soll-Honorar, Fertig-%, Ergebnis, Prognose, Ampel
PF-02Arbeitsvorrat gesamt – nur beauftragter Bestand
DA-09Datenhygiene automatisch – Testprojekte gefiltert, Dubletten-Check Fremdkosten

Neu aufgenommen · Euer Input vom 24.08.

EP-12Beträge wahlweise in Stunden – besonders je Leistungsphase – „LP 3: noch 80 von 400 h"; an wichtigen Stellen direkt sichtbar, sonst beim Draufzeigen
NF-09Jede Kennzahl erklärt sich selbst – dezente Info-Elemente: was fließt ein, was nicht
WA-01Datenstand je Auswertung sichtbar, Warnung bei fehlenden/veralteten Daten – berücksichtigt auch, dass Stunden mit Verzug eingetragen werden
NF-08Feedback-Kanal direkt im Dashboard – bereits in Entwicklung

Ergebnis: Der tägliche Blick auf alle Projekte – auf einer Seite, ohne dass jemand etwas exportiert.

MEILENSTEIN 2Ausbau

Kapazität & Forecast

Ziel: Ende Oktober 2026 · Demo-Go-Live

Kapazitätsplanung – die wichtigste Liste

FC-01Kapazitätsplanung direkt im Dashboard – Eure heutige Excel als Referenz; einen konkreten Eingabe-Vorschlag zeige ich Euch vorab, dann entscheidet Ihr: im Tool oder weiter in der Excel
FC-02Verfügbarkeit je Monat automatisch aus untermStrich – Arbeitszeit, Urlaub, Krankheit; plus schlanke Personal-Stammliste (Urlaubsanspruch, Ein-/Austritt, Teilzeit), die liefert die API nicht
FC-03Kapazitäten bewertet mit Personalkosten-Stundensatz
FC-04Wirtschaftlichkeits-Ampel direkt bei der Zuweisung – Euer Beispiel: kleines Projekt + 100 h → sofort rot
FC-05Engpass-Vorschau mit Warnung
FC-06Auslastung je Mitarbeiter: 3 Monate zurück, 3 Monate voraus

Forecast & geplante Honorare

FC-10Geplante Honorare automatisch aus dem Angebotsordner – löst die heutige Doppelpflege im Honorarmodul ab, nachbesserbar im Dashboard
FC-07Rollierender Honorar-Forecast
PF-03Geplante Honorare auf Jahre gesplittet
PF-04/05Diagramme: Honorar/Kosten mit Ergebnis-Trend, Ist vs. Soll je Projekt

Neu aufgenommen · Euer Input vom 24.08.

WA-02Rechnungs-Erinnerung – Stunden laufen auf, keine Rechnung angelegt; plus einfacher Turnus für HOAI-Projekte (alle 8–10 Wochen)
WA-03Kapazitäts-Realitätscheck – geplanter Einsatz vs. gebuchte Stunden, Hinweis in beide Richtungen
WA-04Wirtschaftlichkeits-Ampel je Leistungsphase – Stundenverbrauch vs. LP-Honorar; Schwellen legen wir gemeinsam fest
WA-06Einstellbare Hinweise – welche Erinnerungen aktiv sind und ab welchen Schwellen, stellt Ihr selbst ein
FC-12Kapazität zusätzlich in Prozent bzw. „Stellen" – die Übersicht beantwortet „Leute übrig?", die Wirtschaftlichkeit steht im Projekt
FC-11Einschätzung vs. Realität im Vergleich – als Lerninstrument, nicht als Kontrolle
EP-11„Geleistet, aber noch nicht abgerechnet" als eigene Größe – Nikolas Liquiditäts-Punkt; den genauen Zuschnitt (Stunden- vs. Pauschalprojekte) stimmen wir im Detail ab

Ergebnis: Ihr seht im Voraus, wer woran arbeitet, welche Honorare wann reinkommen und wo es eng wird.

MEILENSTEIN 3Festpreis im Angebot nach dem Termin

Unternehmen & Liquidität

Ziel: Mitte Q4/2026 · Finale Version

Gesamtsicht & Liquidität

UN-01Alle Einnahmen & Ausgaben zeitlich zusammengeführt – vergangen und zukünftig, filterbar
UN-02/08Ist & Plan im Abgleich mit der BWA
UN-04Liquiditätsplanung mit Konto-Ist-Abgleich
UN-06Zahlungsabgleich Rechnungen ↔ Konto, Hinweis auf fällige Erinnerungen
UN-07Übersicht der Partner-Ausschüttungen
UN-05Ausgabenprognose mit KI-Vorbefüllung – Ihr ergänzt nur noch

Sätze & Standorte

UN-09Bürostundensatz nach einheitlicher, nachvollziehbarer Formel – Methode legen wir gemeinsam fest
UN-10Interner Stundensatz je Mitarbeiter automatisch ermittelt
UN-11Standortsicht Berlin/München auf BWA-Basis (Kostenstellen)
UN-12Betriebsergebnis-Brücke: Portfolio ↔ BWA

Vertiefung · gemeinsam priorisieren

FC-09Angebots-Pipeline mit Eintrittswahrscheinlichkeiten, auch LP-weise
FC-08Definierbare Forecast-Szenarien

Warum der Festpreis noch aussteht: Der Analysetag hat die API-Seite geklärt. In diesem Meilenstein liest das System zusätzlich PDFs und Excel-Dateien – dafür brauche ich noch einmal Einblick: wo die Ordner liegen und in welchem Format die Kontoauszüge kommen. Ein grober Richtwert steht im Angebot; der verbindliche Festpreis folgt direkt nach dem Einblick.

Der Rechenweg – validiert am Beispiel AJS

Das rechnet Meilenstein 1 künftig automatisch für jedes Projekt: die Deckungsbeitragsrechnung nach Generalplaner-Logik. Zahlen direkt aus untermStrich (Eure Auswertung, Stichtag 17.07.2026) – die Formel dahinter ist am Analysetag entschlüsselt und am gesamten Projektbestand nachgerechnet.

Soll-Honorar (Auftrag LP 1–3)	328.670 €
./. geplantes Honorar vermittelte Kosten (Fachplaner)	− 57.110 €
= Verfügbares Sollhonorar (Eigenleistung)	271.560 €
Erbrachte Leistung – je Leistungsphase: Honoraranteil × Fertigstellung	160.797 €
./. interner Aufwand (bewertete Stunden)	− 68.437 €
./. gestellte Fremdkosten	− 81.495 €
= Ergebnis (Ist, anteilig)	10.865 €
Verfügbarer Arbeitsvorrat (Sollhonorar − erbracht)	110.763 €

Warum diese Rechnung zählt: Als Generalplaner laufen Fachplaner-Honorare als durchlaufende Posten durch die Bücher. Steuerungsrelevant ist nur die Eigenleistung – deshalb werden Fremdkosten vor jeder Margenbetrachtung abgezogen. Die erbrachte Leistung kommt dabei nicht aus einer Projektpauschale, sondern je Leistungsphase aus untermStrich – das Dashboard rechnet exakt wie Eure Auswertung, nur automatisch und mit Verlauf.

Interessant wird es im Stichtagsvergleich:

Ergebnis zum 17.04.2026109.732 €

Ergebnis zum 17.07.202610.865 €

Dieser Sprung steckt in Eurer eigenen Auswertung – sichtbar wird er aber nur, wenn jemand zwei Exporte nebeneinanderlegt. Künftig zeigt das Dashboard solche Verläufe von selbst, monatlich und für jedes Projekt.

Ein Pflegedetail fürs Gespräch: Beim AJS zählt untermStrich die LP2 (Vorentwurf) nicht zur erbrachten Leistung, weil sie ohne Kostenbudget angelegt ist – das sollten wir gemeinsam auflösen.

Zeitplan

Straffer als die Zieltermine aus dem Workshop vom 30.06. (Demo Q4/26, finale Version Q1/27): Meilenstein 1 bis Ende September, Meilenstein 2 bis Ende Oktober, Meilenstein 3 bis Mitte Q4 – fertig noch in 2026.

Erledigt

Vorbereitung

API-Zugang eingerichtet & getestet, alle Unterlagen ausgewertet, Anforderungen dokumentiert

21.08.2026 · erledigt

Analysetag

787 API-Requests mit Echtdaten, Machbarkeits-Matrix je Anforderung, Rechenweg validiert

24.08.2026 · erledigt

Termin & Angebot

Termin durchgeführt, Euer Input eingearbeitet, Snapshot gestartet – das schriftliche Festpreisangebot liegt der Mail als PDF bei

bis Ende Sep 26

Meilenstein 1

Fundament: Einzelprojekt & Portfolio mit Ampeln – Datenbasis untermStrich-API steht bereits

bis Ende Okt 26

Meilenstein 2

Kapazität & Forecast · Demo-Go-Live

bis Mitte Q4 / 26

Meilenstein 3

Unternehmen & Liquidität · finale Version noch in 2026

Nächste Schritte & offene Entscheidungen

Links der Stand meiner nächsten Schritte, rechts die Punkte, zu denen ich Eure Rückmeldung brauche – darunter, was im Projekt mitlaufen kann. Hintergrund jeweils zum Aufklappen.

Nächste Schritte

Snapshot-Job – erledigt ✓OK von Max am 24.08., erster Lauf noch am selben Tag fehlerfrei durch; läuft ab jetzt wöchentlich automatisch, rein lesend. Die Historie wächst.
Euer Go zum AngebotFestpreisangebot liegt der Mail als PDF bei – Ihr besprecht Euch in Ruhe, sobald Max zurück ist; danach starte ich sofort mit Meilenstein 1
Vorschlag Kapazitäts-EingabeIch baue vorab einen konkreten Entwurf, wie die Kapazitätsplanung direkt im Tool aussieht – Grundlage für Eure Entscheidung Tool vs. Excel
Vertraulichkeit formalisierenVertraulichkeits- und Auftragsverarbeitungsvereinbarung, bevor sensible Quellen (BWA, Konto) angebunden werden
Umsetzung Meilenstein 1Start unmittelbar nach Beauftragung, Zwischenstände als kurze Videos, Call alle zwei Wochen

Offene Fragen & Entscheidungen

Für Eure Rückmeldung

Wo liegen die Ordner (Angebote, Rechnungen, Konto, BWA) – und wie greift das System zu?

Das System soll diese Ordner automatisch mitlesen. Dafür muss klar sein, ob sie auf dem Büroserver oder in einer Cloud liegen und über welchen Weg der Zugriff läuft – etwa als Freigabe über das bestehende VPN.

Kontoauszüge: In welchem Format kommen sie – CSV, PDF oder Banking-Zugang?

Die einzige Quelle, zu der noch kein Beispiel vorliegt. Ein regelmäßiger CSV-Export aus dem Online-Banking wäre der einfachste Weg; vom Format hängt der Aufwand für Liquiditätsplanung und Zahlungsabgleich in Meilenstein 3 ab.

KI-Verarbeitung: EU-Cloud oder lokale KI-Modelle?

Eine Grundsatzentscheidung der Architektur, vor allem wegen BWA-, Gehalts- und Bankdaten. EU-Cloud: einfach, Betrieb 50 €/Monat. Lokale KI-Modelle: dedizierter Server (z. B. Hetzner), auf dem die Modelle selbst laufen – keine Daten an externe KI-Dienste, Betrieb ca. 100 €/Monat. Beides seriös machbar; in jedem Fall schließen wir vorher die Vertraulichkeits- und Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

Zusatzfelder in untermStrich: Können wir ein Testfeld befüllen?

Die Projekt-Zusatzfelder sind heute in keinem Projekt belegt. Ein kurzer Test klärt, ob die Kennzeichnung „Abrechnungsart" (HOAI / Stunden / Generalplaner) direkt in untermStrich gepflegt werden kann – dann bleibt untermStrich die einzige Eingabestelle. Wie im Termin besprochen: Mischformen (z. B. Stunden als besondere Leistung) schauen wir uns im Detail an, und ich plane eine Absicherung ein, damit ein Tippfehler im Feld nie zum Problem wird – der Wert bleibt im Dashboard korrigierbar.

Kostenmodul: Werden Fremdkosten künftig in allen Projekten erfasst?

Heute sind Fremdkosten-Belege nur in 5 von 23 Projekten gepflegt. Die Schnittstelle ist bereit – ohne Pflegedisziplin bleibt die Fremdkosten-Sicht aber auf einzelne Projekte beschränkt. Das ist eine Büro-, keine Technikfrage.

Kann im Projekt mitlaufen

Kapazitätsliste: Worauf bezieht sich „100 % = 40 h pro Monat"?

Die Konvention steht so im Kopf Eurer Liste, die Bezugsgröße ist aber offen – volle Verfügbarkeit einer Person oder etwas anderes? Die Antwort brauche ich, damit die künftige Eingabe in Stunden sauber umrechnet.

Stundenprojekte: Woher kommt das Budget?

Zwei verbliebene Möglichkeiten: Stundenkontingent × Satz aus dem Angebot oder manuelle Eingabe. Das Budgetfeld in untermStrich ist am Analysetag geprüft und entfällt – es spiegelt nur die Honorarstruktur. Bei reiner Regie ohne Stundendeckel bleibt die Eingabe.

Ampeln: Wie setzen sich die Schwellenwerte genau zusammen?

Die Grundregel steht: 0–5 % grün, 5–10 % gelb, über 10 % rot. Offen ist, worauf sich die Abweichung im Detail bezieht und wie Stunden- und Ergebnissicht gewichtet werden sollen.

BWA: Wie oft kommt sie – und ist die Kostenstellen-Übersicht regelmäßig dabei?

Die vorliegenden Muster zeigen den Jahresstand 2025. Für den laufenden Ist-Abgleich und die Standortsicht Berlin/München brauche ich den Liefertakt (monatlich?) und die Chefübersicht je Kostenstelle als festen Bestandteil.

untermStrich: Wer pflegt die hinterlegten Mitarbeiter-Stundensätze?

untermStrich bewertet interne Stunden schon heute mit einem Satz je Mitarbeiter („Stundensatz Ist"). Wenn klar ist, wie und auf welcher Basis der gepflegt wird, kann die automatische Ermittlung genau dort andocken.

Welcher Stundensatz gilt wofür?

Im Termin fielen 85 €/h („Bürosatz") und 65 €/h + Gewinnanteil; in der Honorarstruktur von 20 von 22 Projekten steckt exakt 60 €/h (Honorar ÷ Sollstunden), der Workshop rechnete mit ~62 €/h, ein Projekt (194_OEF) mit 80,6 €/h. Für die neue Stunden-Umrechnung und die Leistungsphasen-Ampel legen wir gemeinsam fest, welcher Satz wo gilt – eine kurze Klärung im nächsten Call genügt.

Mitarbeitende im Dashboard: Namen oder anonymisiert?

Im Entwurf sind die Mitarbeitenden anonymisiert (MA 01, MA 02 …). Für den täglichen Gebrauch sind Namen praktischer – Eure Entscheidung.

Fertigstellungsgrad: Welche der zwei Pflegestellen soll führend sein?

untermStrich führt die Fertigstellung an zwei Stellen – an den Arbeitspaketen und im Honorarmodul. Beim AJS weichen sie ab (86,4 % vs. 81,8 %). Fürs Dashboard legen wir eine Definition fest; außerdem: LP2 des AJS ist ohne Kostenbudget angelegt und zählt darum nicht zur erbrachten Leistung – nachpflegen?

Klarstellung aus dem Termin: Der Fertigstellungsgrad wird weiterhin in untermStrich gepflegt – das neue System liest ihn nur aus und rechnet damit, es ersetzt die Pflege nicht. Je aktueller der Stand dort, desto belastbarer die Auswertungen und Prognosen.

Datenschutz: Verarbeitung ausschließlich in Deutschland/EU · Vertraulichkeits- und Auftragsverarbeitungsvereinbarung, bevor sensible Quellen angebunden werden · besondere Schutzstufe für BWA-, Gehalts- und Bankdaten · KI-generierte Inhalte werden als solche gekennzeichnet.

Ein Controlling-System, das sich selbst aktuell hält.

Planungsgrundsätze

Einfach & wartungsarm

Zuverlässigkeit vor Centgenauigkeit

Doppelpflege vermeiden

untermStrich bleibt gesetzt